MyASPの公式YouTubeチャンネルで公開された「日程調整を自動化！イベント・ウェビナー機能の解説」セミナーのアーカイブ動画から、効率的なイベント・ウェビナー開催術についてご紹介します。MyASP運営会社のマーケティング部長、ゴリラちゃんこと松浦さんが、日程調整の自動化から参加者フォローまで、MyASPを活用した効率的なイベント運営方法を詳しく解説。動画の文字起こしをもとに、イベント・ウェビナー機能のメリットや具体的な設定方法、よくある質問への回答をわかりやすく解説しています。MyASPのイベント・ウェビナー機能を使って、日程調整の課題を解決したい方は、ぜひ動画と合わせてご覧ください。
- 🎯 MyASPイベント・ウェビナー機能で日程調整を自動化しよう！
- ⚙️ イベント・ウェビナー機能の基本設定とステップメール連携
- 💡 よくある質問と応用テクニック
- 🚀 さらに便利になる！今後の機能改善と困った時のサポート
🎯 MyASPイベント・ウェビナー機能で日程調整を自動化しよう！
今回は、MyASPのイベント・ウェビナー機能を使って日程調整を自動化する方法について解説します。この機能は意外と知られていないことが多いですが、非常に便利で業務効率を大幅にアップできます。
MyASPは、顧客管理から販売、フォローまでを一つのツールで完結できるオールインワンマーケティングツールです。メール、LINE、顧客管理、商品販売、会員サイト、自社アフィリエイトなど、充実した機能でビジネスをサポートします。
MyASPで日程調整を自動化できることをご存知でしたか？セミナー参加者へのアンケートでは、知っていても使ったことがない方や、全く知らなかったという方が多いという結果でした。まだこの機能を使ったことがない方も、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。
⚙️ イベント・ウェビナー機能の基本設定とステップメール連携
イベント・ウェビナー機能を使えば、登録フォームから日程を選択してセミナーに申し込むプロセスを自動化できます。これにより、開催日の前日にリマインドメールが届いたり、セミナー当日の案内が自動で送られたりします。
💡 自動化のメリット
- 日程調整の効率化: 読者やお客様がフォームから直接日程を選べるため、個別のメールやLINEでのやり取りが不要になります。
- リマインドメールの自動配信: 開催日が変わっても自動でメールが送られるため、送り忘れを防げます。
- ダブルブッキングの防止: 申し込み制限を設定できるため、同じ枠に複数の予約が入る心配がありません。
- フォローメールの自動化: セミナー後の感想依頼や次のステップの案内なども自動で配信できます。
- イベントへの集中: 日程調整やメール送信の手間が省け、イベント自体の準備や実施に集中できます。
🔧 設定方法
- シナリオの新規作成: まず、イベント・ウェビナーを設定したいシナリオを新規作成します。無料メルマガや有料商品など、用途に合わせて選びましょう。
- イベント・ウェビナー設定の有効化: シナリオ管理メニュー内の「登録フォーム設定」の下にある「イベント・ウェビナー」ボタンをクリックし、「使用する」を選択します。
- 開催日の設定:
- 指定日: 特定の日付と時間を個別に設定します。
- 毎日/毎週/毎月: 定期的な開催日時を設定します。例: 毎週月曜日と水曜日の10時から15時。
- 申し込み終了時間: 開催直前の申し込みを制限する設定です。例えば、「開催時間の30分前になったら自動的に選べないようにする」といった設定が可能です。
- 開催除外日: 設定した定期開催日の中で、特定の日に開催しない日時を設定できます。
- 開催日の表示件数: 登録フォームに表示されるカレンダーの開催日数を制限します（最大100個）。
- 開催期間の注意点: 「開催期間」は申し込みを開始できる日からフォームを閉じる日までの期間を指します。セミナー開始日より前に設定を開始日を設定してください。
- 1開催あたりの申し込み制限数: デフォルトは「0（無制限）」ですが、「1」に設定すればマンツーマンの相談会のように、ある時間枠に1人しか予約できないようにできます。
📧 ステップメールとの連携
イベント・ウェビナー機能は、ステップメールと組み合わせることでさらに強力になります。
- 申し込み完了メール: 登録後に送られるメールで、置き換え文字を使って「あなたの申し込み日時は〇月〇日〇時です」と記載すると親切です。
- 置き換え文字の種類: 「日時情報」→「イベント日時」を選択。
- 表示形式: 年月日と時間など、好みに合わせて設定できます。
- リマインドメール: イベントの1日前や30分前などに「イベントは明日です」というメールを自動で送ります。
- 配信時期: 「イベント開始時間から何日前の同じ時間」や「何時指定」で設定します。
- フォローメール: イベント終了後に「参加ありがとうございました」「感想はこちらから」といったメールを自動で送ります。
- 配信時期: 「イベントの開始時間から何分後」で設定します。例えば、1時間のセミナー後30分で送る場合は「90分後」に設定します。
これらの設定をすることで、イベントの申し込みから参加、フォローまでの一連の流れをMyASPで自動化し、主催者の手間を大幅に削減できます。
💡 よくある質問と応用テクニック
イベント・ウェビナー機能を使う上でよくある質問や、さらに活用するための応用テクニックをご紹介します。
❓ お客様が日時を変更したい時は？
- 予約変更の許可: イベント・ウェビナー設定ページの一番下にある「申し込み後の予約変更を許可する」にチェックを入れます。
- 置き換え文字の利用: メールに「日時変更はこちらからお願いします」と記載し、「
%change_event_schedule_url%」という置き換え文字を挿入します。お客様はこのURLから自分で予約日時を変更できます。 - ステップメールへの影響: 日時が変更されると、それに応じてリマインドメールやフォローメールの配信日時も自動的に調整されます。
🚫 キャンセル対応について
- 現状の機能: 現在、お客様自身がキャンセルする機能は実装されていません。
- 一時的な対応策: お客様からキャンセル依頼があった場合、主催者がユーザーのイベント開催日を「2099年」のような遠い未来の日付に変更することで、その枠を空けることができます。
- 今後の改善: 現在、キャンセル機能の開発を進めており、今後実装予定です。
✉️ 日時変更後の通知メール
- 現状の課題: お客様が日時を変更しても、お客様側には変更完了を通知するメールは届きません。主催者側には通知が届きます。
- 一時的な対応策: お客様への変更通知は、主催者が個別メールで送信するか、予約変更フォームの画面表示で確認していただく必要があります。
- 今後の改善: 今年度中の機能改善として、日時変更したお客様にも通知メールが届くようになる予定です。
📢 主催者である自分にも通知を届かせたい！
- チャットワーク連携: MyASPはチャットワーク連携が可能です（スタンダードプラン以上）。
- お客様に送るリマインドメールの設定時に「販売者へのチャットワーク通知」を設定すると、お客様へのメール送信と同時にチャットワークに通知を送れます。
- 自分専用の通知メール:
- ステップメールでユーザーにはメールを送らない設定にし、自分への通知メールを作成できます。
- 件名に「イベント30分前」などと記載し、配信時期を「イベント開始時間から30分前」に設定します。
- こうすることで、お客様には送らず、自分にのみメールとチャットワークで通知が届くようにできます。
💰 有料商品の場合の登録フォーム画面
- 支払い方法の選択: 有料商品のシナリオにイベント・ウェビナー機能を設定すると、日時選択と合わせてクレジットカードや銀行振り込みなどの支払い方法を選択する項目が表示されます。
- 申し込み数カウントの注意点: 有料商品の場合、申し込み数には「未決済分」も含まれてカウントされます。例えば、銀行振り込みで申し込みがあった場合、入金がまだでもその枠は予約済みとなり、他の人が申し込めなくなります。
- 未決済のまま放置された場合は、上記キャンセル対応と同様に、主催者がユーザーのイベント開催日を変更して枠を復活させる必要があります。
🗓️ 特定の日程に参加する人だけを絞り込みたい
- ユーザー詳細検索の活用:
- ユーザー一覧画面の「詳細検索」をクリックします。
- 「イベント・ウェビナー開催日」の項目で「範囲指定」を選択し、調べたい期間（例: 3月5日の0時00分から3月5日の23時59分）を設定します。
- これにより、特定の日程に参加するユーザーのみを絞り込んで表示できます。
🚀 さらに便利になる！今後の機能改善と困った時のサポート
イベント・ウェビナー機能は、MyASPの中でも特に力を入れている機能の一つであり、今後もさまざまな改善が予定されています。
🌟 今後の機能改善予定
- 予約変更通知メール: 予約変更を行ったお客様にも、変更後の日時を知らせる通知メールが届くようになります。
- 開催除外日の一括設定: 複数のシナリオでイベント・ウェビナー機能を利用している場合でも、共通の除外日を一括で設定できるようになります。
- 表示内容のカスタマイズ: カレンダーの日付表示に、「〇〇開催」や「残り〇席」といった情報を追加できるようになります。リアル開催の場合に特に便利です。
- Googleカレンダー連携: 申し込みがあった際に、主催者のGoogleカレンダーに自動で登録される機能が開発中です。これにより、ダブルブッキング防止やスケジュール管理がさらに容易になります。お客様側のGoogleカレンダーにも登録できるような機能も検討されています。
🤝 困った時のサポート体制
MyASPのイベント・ウェビナー機能は非常に便利ですが、設定で迷ったり、不明な点が出てくることもあるかもしれません。そんな時は、以下のサポートを活用してください。
- ヘルプリンク: MyASPの各設定画面には「ヘルプ」リンクがあります。クリックすると、該当するマニュアルページに直接アクセスできます。
- チャットボット: MyASP管理画面の右下にある「マイスクに聞く」ボタンからチャットボットが利用できます。質問を入力すると、関連するマニュアルなどを案内してくれます。
- マニュアル: MyASPのマニュアルサイトは、管理画面上部の「マニュアル」リンクからアクセスできます。「イベント・ウェビナー」などのキーワードで検索して、関連情報を探しましょう。
- お問い合わせ: 上記で解決しない場合は、専門スタッフに直接お問い合わせが可能です。
- お問い合わせのコツ: 「こんなことをやりたいができない」「この画面でうまくいかない」など、具体的な状況や目的、画面のスクリーンショットなどを添えて詳細に記載すると、よりスムーズなサポートを受けられます。
- 設定内容の確認: 設定した内容が正しく機能しない場合など、必要に応じてMyASPの設定内容を確認してもらうことも可能です。
