AI文字起こしサービスNottaは、音声や動画を文字起こしするだけでなく、チームで議事録やインタビュー記録などを共有・管理するための便利な機能も備えています。その中でも、フォルダ機能は、プロジェクトごと、クライアントごと、テーマごとなど、用途に合わせて文字起こしデータを整理するのに役立ちます。
Nottaのフォルダ機能では、アクセス権限を設定することで、フォルダ内のデータへのアクセスを制限することができます。チームメンバーごとに閲覧・編集権限を細かく設定できるので、セキュリティを強化し、情報漏洩のリスクを軽減することができます。この記事では、Nottaのフォルダ機能におけるアクセス権限の設定方法と、フォルダ管理を効率化するためのヒントをご紹介します。
Nottaのフォルダ機能：アクセス権限設定とおすすめの扱い方
Nottaフォルダのアクセス権限設定方法
Nottaのフォルダには、以下の3種類のアクセス権限を設定することができます。
- 閲覧者：フォルダ内のデータの閲覧のみが可能
- 編集者：フォルダ内のデータの閲覧と編集が可能
- 管理者：フォルダ内のデータの閲覧、編集、削除、アクセス権限の変更が可能
フォルダのアクセス権限を設定する手順は以下の通りです。
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. フォルダを選択 | Nottaの左サイドバーで、アクセス権限を設定したいフォルダを選択します。 |
| 2. アクセス権限設定をクリック | フォルダ名の下にある「アクセス権限設定」をクリックします。 |
| 3. ユーザーまたはグループを選択 | アクセス権限を付与したいユーザーまたはグループを選択します。 |
| 4. 権限を選択 | 付与する権限（閲覧者、編集者、管理者）を選択します。 |
| 5. 招待をクリック | 「招待」をクリックすると、設定が完了します。 |
アクセス権限を変更したい場合は、対象ユーザーまたはグループの横にある権限表示をクリックし、新しい権限を選択します。
Nottaフォルダのアクセス権限設定に関する注意点
Nottaのフォルダ機能でアクセス権限を設定する際の注意点は以下の通りです。
- アクセス権限の変更は、現在のデータにのみ有効：メンバーの追加・削除や権限の変更は、現在のデータにのみ適用されます。過去のデータには影響しません。そのため、事前にメンバーやグループを設定し、フォルダの権限を割り当てることをおすすめします。
- ユーザー単位での権限変更は非効率：ユーザー単位でアクセス権限を変更すると、操作に手間がかかる可能性があります。グループを作成して、グループ単位で権限を設定することで、効率的に管理することができます。
Nottaフォルダのおすすめの扱い方
Nottaのフォルダ機能を効果的に活用するためのヒントをご紹介します。
1. フォルダの分類
フォルダを作成する際は、以下の観点で分類すると便利です。
- プロジェクト別
- クライアント別
- 業務フロー別
- 社内・社外別
2. フォルダ名
フォルダ名は、以下のポイントを意識して付けると、管理しやすくなります。
- シンプルで分かりやすい名前にする
- フォルダ名の先頭に数字を入れる：業務フローの進行順にフォルダに連番をつけると、フォルダやファイルを探しやすくなります。
- お気に入りのフォルダを一番上に表示：タイトルAからZを選択し、頭文字を「00」に設定すると、表示順の一番上に表示されます。
- ファイル名の先頭に日付を入れる：ファイルの作成日時がわかるように、ファイル名の先頭に日付を入れましょう。例：0401_〇〇株式会社_会議議事録
3. フォルダの階層数
フォルダの階層は、3階層構造にするのがおすすめです。4回クリックが最もストレスなく書類を探せる構造と言われています。階層を浅くしすぎると、同じ階層のファイル数が多くなり、探しにくくなる可能性があります。Nottaでは最大8階層まで対応しています。
4. 既存ファイルの整理
既存のファイルを新しいフォルダに移動する場合は、アクセス権限がどうなるかを事前に確認しておきましょう。
- 新しいフォルダに移動：移動先のフォルダのアクセス権限を継承します。
- 既存のフォルダに移動：移動先のフォルダのアクセス権限を継承します。事前に権限を確認しておくことが重要です。
まとめ：Nottaのフォルダ機能で安全かつ効率的なデータ管理
Nottaのフォルダ機能を活用することで、文字起こしデータを安全かつ効率的に管理することができます。アクセス権限設定を適切に行い、フォルダ管理のヒントを参考に、Nottaを最大限に活用しましょう。
