AI音声文字起こしサービスNottaは、個人利用だけでなく、チームでの利用にも最適な機能を備えています。ビジネスプランでは、チームワークスペースを作成し、メンバーを招待して、文字起こしデータの共有や共同編集を行うことができます。
チームワークスペースを効率的に運用するためには、管理者がメンバーの権限設定や利用状況を把握することが重要です。この記事では、Nottaのビジネスプランにおけるチームワークスペースの管理方法を、動画の内容を基に詳しく解説していきます。メンバーの権限管理、グループの作成と管理、利用状況レポートの確認方法など、管理者向けの情報をご紹介します。
チームワークスペースの管理方法｜【ビジネス】Nottaご利用ガイド
Nottaチームワークスペースの権限管理：3つの権限レベル
Nottaのチームワークスペースには、以下の3つの権限レベルがあります。
| 権限レベル | 役割 | 権限内容 |
|---|---|---|
| オーナー | ワークスペースの所有者 | ワークスペースにおけるすべての権限を有します。 ・ワークスペースの作成、メンバー管理、権限設定 ・利用状況レポートの確認 ・セキュリティ設定の管理 ※オーナーは1人のみです。 |
| アドミン | ワークスペースの管理者 | ワークスペースの管理権限を持ちます。 ・メンバーの招待 ・フォルダや議事録へのアクセス権限設定 ・利用状況レポートの確認 |
| メンバー | 一般ユーザー | 招待されたワークスペースでのみ、ノートの作成や閲覧が可能です。 ※管理権限はありません。 |
メンバーの権限を変更する手順
オーナーとアドミンは、メンバーの権限を変更することができます。
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. メンバー管理画面を開く | Nottaの左サイドバーの下部にある「アカウント」>「メンバー管理」をクリックし、メンバー管理画面に移動します。 |
| 2. 該当メンバーの権限をクリック | 権限を変更したいメンバーの「権限」欄をクリックします。 |
| 3. 権限を選択 | 「アドミン」「メンバー」「オーナー権限を譲渡」から選択し、ユーザーの権限を変更します。 |
- 権限を変更できるのは、オーナーとアドミンのみです。
- オーナー権限を譲渡できるのは、オーナーのみです。
オーナー権限を譲渡する手順
オーナー権限を譲渡する場合は、以下の手順に従います。
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. 「オーナー権限を譲渡」を選択 | 権限を変更したいメンバーの「権限」欄で「オーナー権限を譲渡」を選択します。 |
| 2. 認証コードを受け取る | ポップアップウィンドウが表示され、「認証コードを受け取る」ボタンをクリックします。現在のオーナーのメールアドレス宛に6桁の認証コードが送信されます。 |
| 3. 認証コードを入力＆確定 | 認証コードを入力し、「オーナー権限の譲渡」をクリックすると、オーナー権限の譲渡が完了します。 |
Nottaチームワークスペースのグループ作成と管理：アクセス権限設定を効率化
Nottaのチームワークスペースでは、チームメンバーをグループごとに分けることができます。フォルダや議事録へのアクセス権限を、グループ単位で設定することができるので、ユーザー数が多い場合に便利です。
グループを作成する手順
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. グループ管理画面を開く | Nottaの左サイドバーの下部にある「アカウント」をクリックし、「メンバー管理」>「グループ」の順にクリックします。 |
| 2. 「グループを作成」をクリック | 「グループを作成」をクリックします。 |
| 3. グループ名を入力 | グループ名を40文字以内で入力します。 |
| 4. メンバーを選択＆追加 | ワークスペースに参加しているメンバーの名前またはメールアドレスを検索して選択し、「作成」をクリックすると、グループの作成が完了します。 |
グループを管理する手順
グループを作成した後、以下の操作でグループを管理することができます。
- グループ名の変更：カーソルをグループ名に合わせ、鉛筆アイコンをクリックしてグループ名を変更することができます。
- メンバーの追加：グループ名の横にある「メンバーを追加」をクリックし、メンバーを選択して「追加する」をクリックすると、グループにメンバーを追加できます。
- メンバーの削除：削除したいメンバーの横にある「削除」をクリックすると、メンバーが削除されます。チェックボックスで複数のメンバーを選択して、一括削除することも可能です。
- グループの削除：グループ名の横にある3点ボタンをクリックし、「削除」をクリックします。「グループを削除」という確認画面が表示されるので、「削除」をクリックすることで、該当グループが削除されます。
Nottaチームワークスペースの利用状況レポート：チームの活動状況を把握
オーナーとアドミンは、利用状況レポートを確認・ダウンロードすることができます。チーム全体の活動状況や、個々のメンバーの利用状況を把握することで、チームワークスペースの運用改善に役立てることができます。
利用状況レポートを確認する手順
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. 利用状況レポート画面を開く | Nottaの左サイドバーの下部にある「アカウント」をクリックし、「利用状況レポート」>「利用状況」の順にクリックします。 |
| 2. 期間を指定 | 右上の「時間範囲」を指定して、該当期間のワークスペース全体と各メンバーの利用状況を確認することができます。 |
| 3. Excel出力 | 「Excel出力」ボタンをクリックすると、利用状況レポートをExcel形式でダウンロードすることができます。 |
操作ログを確認する手順
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. 操作ログ画面を開く | Nottaの左サイドバーの下部にある「アカウント」をクリックし、「利用状況レポート」>「操作ログ」の順にクリックします。 |
| 2. 操作ログを確認 | ワークスペース内のメンバーの操作ログを確認できます。利用状況によって、詳細な情報を確認することができます。 |
まとめ：Nottaのチームワークスペースを効率的に管理しよう
Nottaのビジネスプランでは、チームワークスペースを活用することで、チームでの文字起こしデータの共有や共同編集を効率化することができます。管理者は、メンバーの権限管理、グループの作成と管理、利用状況レポートの確認など、適切な設定と運用を行うことで、チームワークスペースを最大限に活用することができます。
チームワークスペースの作成・参加する手順｜【ビジネス】Nottaご利用ガイド
AI音声文字起こしサービスNottaは、チームでの利用に便利な「チームワークスペース」機能を提供しています。チームワークスペースを活用することで、文字起こしデータの共有、共同編集、プロジェクト単位での管理などが可能になり、チーム全体の生産性向上に貢献します。
この記事では、Nottaのチームワークスペースの作成方法と参加手順を、動画の内容を基に分かりやすく解説していきます。ビジネスプランの登録方法、チームワークスペースへのメンバー招待、権限設定など、チームでNottaを活用するために必要な情報を網羅しています。
Nottaのワークスペース：2種類のワークスペース
Nottaには、以下の2種類のワークスペースがあります。
- マイワークスペース：自分専用のワークスペース。個人利用の場合はこちらを使用します。
- チームワークスペース：チームで共同作業を行うためのワークスペース。ビジネスプランでのみ利用可能です。
チームワークスペースの作成方法：ビジネスプランへの登録が必須
チームワークスペースを作成するには、Nottaのビジネスプランに登録する必要があります。
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. ビジネスプランに登録 | ビジネスプランを購入していない場合は、左上のワークスペース名をクリックし、「ビジネスプランに登録」をクリックしてビジネスプランを購入します。すでにチームワークスペースを持っている場合は、「チームワークスペースを作成」をクリックします。 |
| 2. ワークスペース名を入力 | 新しいチームワークスペースの名前を入力し、作成を確定します。 |
ワークスペースの名前をクリックすると、所属しているワークスペース間で切り替えることができます。
チームワークスペースの権限：オーナー、アドミン、メンバー
チームワークスペースには、3つの権限レベルがあります。
| 権限レベル | 役割 | 権限内容 |
|---|---|---|
| オーナー | ワークスペースの所有者 | ワークスペースにおけるすべての権限を有します。 ・ワークスペースの作成、メンバー管理、権限設定 ・利用状況レポートの確認 ・セキュリティ設定の管理 ※オーナーは1人のみです。 |
| アドミン | ワークスペースの管理者 | ワークスペースの管理権限を持ちます。 ・メンバーの招待 ・フォルダや議事録へのアクセス権限設定 ・利用状況レポートの確認 |
| メンバー | 一般ユーザー | 招待されたワークスペースでのみ、ノートの作成や閲覧が可能です。 ※管理権限はありません。 |
自分の権限を確認するには、Nottaの左サイドバーの下部にある「アカウント」をクリックし、「メンバー管理」をクリックします。
チームワークスペースへ参加する手順：招待メールから参加
チームワークスペースへ参加するには、オーナーまたはアドミンから招待メールを受け取る必要があります。
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. 招待メールを受け取る | オーナーまたはアドミンがメンバーを招待すると、招待されたメンバーのメールアドレスに招待メールが送信されます。 |
| 2. 「今すぐ参加」をクリック | 招待メールを開き、「今すぐ参加」をクリックすると、Nottaのビジネスプランのチームワークスペースに参加することができます。 |
オーナーによるメンバー招待：メールアドレスで招待
チームワークスペースのオーナーは、以下の手順でメンバーを招待することができます。
| ステップ | 操作手順 |
|---|---|
| 1. メンバー管理画面を開く | チームワークスペースのホーム画面で、左下の「アカウント」をクリックし、左側の「メンバー管理」をクリックします。 |
| 2. 「メンバーを招待」ボタンをクリック | 右上にある「メンバーを招待」ボタンをクリックします。 |
| 3. 招待したいメンバーのメールアドレスを入力 | 招待したいメンバーのメールアドレスを順番に入力し、「招待を送信する」をクリックします。入力したメールアドレスに招待メールが送信されます。 |
一度に複数のメンバーを追加したい場合は、「一度に複数追加します」をクリックします。CSVファイルで複数のメンバーをまとめて追加することができます。
招待するユーザーにメンバーまたはアドミンの権限を設定するには、左下にある「メンバー」ボタンをクリックし、権限を選択します。
アドミンによるメンバー招待：オーナーと同じ手順で招待
アドミンも、オーナーと同じ手順でメンバーをチームワークスペースに招待することができます。
まとめ：Nottaのチームワークスペースで共同作業を効率化
Nottaのチームワークスペースは、チームで文字起こしデータの共有や共同編集を行う際に非常に便利な機能です。ビジネスプランに登録し、チームワークスペースを作成、メンバーを招待することで、チーム全体の文字起こし作業を効率化することができます。
